Cách xử lý những sự cố in ấn thường gặp

In ấn là quá trình làm việc thường nhật của mọi người, nhất là giới văn phòng vì họ cần sử dụng nhiều tài liệu trong quá trình làm việc của mình. Việc in ấn không phải dễ dàng đặc biệt những người chưa có nhiều kinh nghiệm in. Một số trục trặc có thể xảy ra trong quá trình in ấn, vậy hãy cùng tìm hiểu những sự cố đó và cách xử lý nhé!

1. Một trang trống được in tại cuối tài liệu

Trang trống được in ra bởi vì bạn để lại một vài đoạn trống ở cuối tài liệu. Nhấp CTRL+ END để đi đến cuối tài liệu, nhấp nút Show/Hide để xem các ký hiệu định dạng đoạn ở cuối văn bản và xoá các ký hiệu này.

2. Header và Footer xuất hiện không chính xác

Nếu header và footer của bạn nằm vị trí không thích hợp như không nằm vừa trên trang, không có đủ chỗ trống trong lề hoặc chúng nằm trong phần không in ra của trang. Để tạo giải quyết vấn đề cho các header và footer, hãy chọn File/Page Setup, chọn tab Margin trong hộp thoại Page Setup và phóng to lề trên và lề dưới. Đi đến tab Layout và tăng khoảng cách From Edge để header và foooter không bị đẩy vào phần không in của trang.

3. Word không cho bạn chọn lệnh File -> Print

Nếu lệnh File/Print mờ đi trên máy tính của bạn và bạn không thể chọn lệnh này là do máy tính của bạn không biết rằng nó được liên kết với một máy in. Hãy cài đặt lại máy in.

4. Bạn không thể in các đường viền trang

Hầu hết các máy in không thể in text hay hình ảnh nằm quá gần mép của trang. Theo mặc định, các đường viền nằm gần mép của trang, đây là lý do tại sao máy in của bạn không thể xử lý chúng. Hãy thực hiện các bước sau đây để giải quyết sự cố này:

- Chọn Format/Borders and Shading. Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện

- Chọn tab Page Boder

- Nhấp nút Options để mở hộp thoại Borders and Shading Options.

- Bên dưới Margin, nhập các kích cỡ (tính theo điểm ảnh) lớn hơn vào các hộp Top, Bottom, Left và Right để di chuyển các đường viền hơi ra xa khỏi mép của trang.

- Nhấp OK hai lần.

5. Máy in của bạn in quá chậm

Tốc độ in phụ thuộc vào tốc độ xử lý các yêu cầu in tài liệu. “In ở chế độ nền” nghĩa là Word có thể in các file trong khi bạn thực hiện những tác vụ khác - định dạng một tài liệu hay nhập văn bản chẳng hạn. Bằng cách tắt chế độ in nền, bạn yêu cầu Word dành tất cả nguồn tài nguyên của nó vào tác vụ in và kết quả các tài liệu sẽ được in nhanh hơn. Tuy nhiên, điểm bất lợi là bạn không thể thực hiện công việc nào cả trên tài liệu khi nó đang được in ra.

Thực hiện các bước sau nếu bạn muốn tắt cơ chế in trong nền

-         Chọn Tools/Options.

-         Chọn tab Print trong hộp thoại Options.

-         Hủy chọn hộp kiểm Background Printing và nhấp OK.

-         Một số lời khuyên khi sử dụng máy in để phục vụ cho việc in ấn

-        Bạn nên chọn mua chủng loại giấy in theo đúng yêu cầu của sách hướng dẫn đi kèm, không nên mua những giấy in kém chất lượng (như quá mỏng chẳng hạn) vì giấy chất lượng kém dễ bị kẹt trong khi in. Không nên để giấy in trong môi trường ẩm ướt vì như vậy khi in có thể sẽ có các đốm mực trên giấy.

-         Luôn cập nhật trình điều khiển (driver) cho máy in từ website của nhà sản xuất để cải thiện hoạt động của máy in như sửa lỗi các sự cố in ấn trong máy và có thêm nhiều tính năng mới.

-         Luôn dành thời gian vệ sinh máy in hàng tuần, không để bụi bẩn bám vào máy in hay giấy vụn sót lại trong máy vì nó sẽ dẫn đến hiện tượng kẹt giấy và nhất là bạn phải giữ cho đầu in (printhead) luôn được sạch.

Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ sử dụng chiếc máy in, một trong những công cụ không thể thiếu trong công việc thường ngày ở văn phòng, một cách hiệu quả hơn.